Реестр «Приходные кассовые ордера» предназначен для ведения учета первичных бухгалтерских документов, на основании которых осуществляется прием наличных денежных средств в кассу предприятия. Используется при оприходовании выручки, возврате неиспользованных средств, ранее выданных под отчет, получении средств с расчетного счета предприятия, возврата средств, которые ранее выдавались дебиторам, поступления от учредителей в уставный капитал и т.д.
Чтобы ввести документ «Приходный кассовый ордер», выберите пункт меню
«Финансы/ Касса/ Приходные кассовые ордера». В открывшемся окне «Приходные
кассовые ордера» нажмите на кнопку 
и выберите необходимый тип документа (Ввод нового документа). Набор типов
документов на каждом учреждении может отличаться, в зависимости от количества
импортированных шаблонов.
Откроется окно ввода нового документа (Окно ввода документа «Приходный кассовый ордер).
-
«Номер» – введите номер документа. По умолчанию, номер заполняется автоматически, но при необходимости его можно изменить. В Системе осуществляется автоматический контроль уникальности номеров;
-
«Дата» – значение устанавливается в соответствии с установленной рабочей датой программы. При необходимости дата также может быть изменена;
-
«Подразделение» – выберите значение из справочника «Справочник структурных подразделений».
Группа полей «Поля по умолчанию» – данные, внесенные в эти поля, будут автоматически добавлены в соответствующие поля при создании операций.
-
«Кому» – поле принимает одно из двух значений: ОЛ, контрагент;
-
«От кого» – выберите наименование контрагента. Если тип контрагента был выбран «ОЛ», то наименование контрагента выберите из справочника ответственных лиц. Если тип контрагента был выбран «Контрагент», то наименование контрагента выберите из справочника «Контрагенты»;
-
«КБК» – выберите значение из справочника кодов бюджетной классификации;
-
«КФО» – выберите значение из справочника «Коды вида финансового обеспечения (деятельности) (КФО)»;
-
«Время операции» – поле заполняется автоматически. При необходимости значение можно отредактировать. Значение данного поля играет важную роль при заполнении Кассовой книги.
Группа полей «Дополнительная информация» включает в себя поле «Примечание»,
которое заполняется на усмотрение пользователя. Чтобы развернуть группу полей
«Дополнительное примечание», нажмите на кнопку 
. Поле «Примечание» заполняется по усмотрению пользователя.
Группа полей «Параметры счета-фактуры» – данные поля обязательны к заполнению при установке «флажка» в поле «Сформировать счет-фактуру на аванс». При создании нового документа ПКО группа полей «Параметры счета-фактуры» скрыта. Если развернуть данную группу полей, то будет предзаполнен номер счета-фактуры как очередной порядковый номер в реестре «Счета-фактуры исходящие» и дата – как рабочая дата Системы.
При установке «флажка» в поле «Сформировать счет-фактуру на аванс» формируется счет-фактура. Если снять «флажок» в поле «Сформировать счет-фактуру на аванс» или удалить документ ПКО, созданный счет-фактура автоматически удаляется.
Следующая группа полей «Данные для печати» изначально может быть свернута и не
видна. Чтобы развернуть эти реквизиты, нажмите на кнопку 
. Значения данного блока полей выгружаются в печатную форму
«Приходный кассовый ордер»:
-
«Код целевого назначения» – выберите из справочника «Коды целевого назначения»;
-
«Основание» – введите текст основания для составления ордера (содержание хозяйственной операции);
-
«Приложение» – перечисляются прилагаемые к ордеру документы с указанием их номеров и дат составления. Если при добавлении операции заполнена вкладка «Документ-основание», данные проставляются автоматически;
-
«Главный бухгалтер» – выберите ФИО главного бухгалтера из справочника «Ответственные лица». Если в справочнике учреждений во вкладке «Персоналии» указано ФИО главного бухгалтера, то данное поле заполняется автоматически. При необходимости можно изменить;
-
«Кассир» – выберите ФИО кассира из справочника «Ответственные лица». Если в справочнике учреждений во вкладке «Персоналии» указано ФИО кассира, то данное поле заполняется автоматически. При необходимости можно изменить;
-
«Ставка» – изначально может содержать значение «-». Для выбора процентной ставки нажмите на кнопку
;
-
поле «Сумма НДС» по умолчанию имеет значение «0,00». Заполняется пользователем вручную либо рассчитывается автоматически при выборе процентной ставки.
Если в Системе существуют записи связанные с данным документом, кнопка 
становится активна. По нажатию на кнопку откроется окно со
списком связанных записей (Список связанных
документов).
Для просмотра и редактирования записи дважды нажмите на строку с документом.
Во вкладке «Все проводки» добавьте проводки документа и введите суммы по ним.
Для этого нажмите на кнопку (Добавление проводки в
документ).
В открывшемся окне выделите необходимую проводку и нажмите на кнопку «Выбрать», либо дважды нажмите на нее левой кнопкой мыши. Откроется окно заполнения типовой операции (Редактирование типовой операции).
Поле «Не учитывать тип документа» – при установке «флажка» в окне «Выбор операции» выводятся все доступные проводки для «Приходных кассовых ордеров» без привязки к типу документа.
Примечание – Если необходимая проводка отсутствует, то сначала добавьте данную проводку в настройках документов. Для этого перейдите в пункт меню «Администрирование/ Настройка документов/Приходные кассовые ордера».
Окно содержит следующие поля и вкладки:
-
«Наименование операции» – отображается выбранный тип операции;
-
«Сумма операции» – общая сумма операции;
-
«№ операции» – номер шаблона операции.
Вкладка «Операции» содержит следующие поля:
-
«Наименование проводки»;
-
«Сумма» – введите сумму операции;
-
«КФО» – выберите значение из справочника «Коды вида финансового обеспечения (деятельности) (КФО)».
Блок «Настройка счета дебета»:
-
«КБК» – выберите значение из справочника кодов бюджетной классификации;
-
«Счет» – отображается номер счета;
-
«КОСГУ» – поле заполняется автоматически согласно настройкам типовой операции или вручную из справочника «КОСГУ».
Если к выбранному счету в плане счетов указана аналитика, то в группу полей «Настройка счета дебета» будет добавлено соответствующее поле.
Блок «Настройка счета кредита»:
-
«КБК» – выберите значение из справочника кодов бюджетной классификации;
-
«Счет» – отображается номер счета;
-
«КОСГУ» – поле заполняется автоматически согласно настройкам типовой операции или вручную из справочника «КОСГУ».
Если к выбранному счету в плане счетов указана аналитика, то в группу полей «Настройка счета дебета» будет добавлено соответствующее поле.
В зависимости от выбранного КФО настройки счетов могут дополниться элементом поля «Аналитика КФО» с возможностью выбора необходимого значения.
Вкладка «Забалансовый» (см. Вкладка «Забалансовый») содержит следующие поля:
-
«Наименование проводки»;
-
«Сумма» – заполняется автоматически на основании суммы введенной во вкладке «Операции»;
-
«КФО» – заполняется автоматически на основании выбранного значения во вкладке «Операции».
Блок «Настройка счета дебета»:
-
«КБК» – поле заполняется автоматически. При необходимости выберите значение из справочника «КБК»;
-
«Счет» – отображается номер забалансового счета, заполняется автоматически.
Если к выбранному счету в плане счетов указана аналитика, то в группу полей «Настройка счета дебета» будет добавлено соответствующее поле. Также если к выбранному КФО в справочнике «Коды вида финансового обеспечения (деятельности)» указана аналитика, то в группу полей «Настройка счета дебета» будет добавлено соответствующее поле.
Вкладка «Договор» (см. Вкладка «Договор») содержит следующие поля:
-
«Сформировать проводку» – отметьте «флажком», если необходимо сформировать проводку по принятию денежного обязательства;
-
«Наименование проводки» – заполняется автоматически;
-
«Сумма» – отображается сумма операции;
-
«Реестр» – значение поля выберите из выпадающего списка;
-
«Договор» – значение поля заполните в зависимости от того, какой тип договора выбран из выпадающего списка в поле «Реестр»;
-
«КФО» – заполняется автоматически.
Настройка счета дебета:
-
«КБК» – выберите значение из справочника «КБК»;
-
«Счет» – поле заполняется автоматически;
-
«КОСГУ» – выберите значение из справочника «КОСГУ».
Если к выбранному счету в плане счетов указана аналитика, то в группу полей «Настройка счета дебета» будет добавлено соответствующее поле. Также если к выбранному КФО в справочнике «Коды вида финансового обеспечения (деятельности)» указана аналитика, то в группу полей «Настройка счета дебета» будет добавлено соответствующее поле.
Настройка счета кредита:
-
«КБК» – выберите значение из справочника кодов бюджетной классификации;
-
«Счет» – поле заполняется автоматически;
-
«КОСГУ» – выберите значение из справочника «КОСГУ».
Если к выбранному счету в плане счетов указана аналитика, то в группу полей «Настройка счета кредита» будет добавлено соответствующее поле. Также если к выбранному КФО в справочнике «Коды вида финансового обеспечения (деятельности)» указана аналитика, то в группу полей «Настройка счета кредита» будет добавлено соответствующее поле.
Вкладка «Документ – основание» (Вкладка «Документ-основание») содержит следующие поля и блоки:
-
«Номер» – введите номер документа-основания;
-
«Дата» – выберите дату документа-основания;
-
«Тип документа основания» – выберите тип документа-основания;
-
«Первичный документ для ЖО» – выберите значение из окна «Справочник первичных документов»;
-
«Содержание операции» – введите содержание операции.
Блок «Документ-основание для принятия обязательства» – для отражения в журнале регистрации бюджетных обязательств. В поле «Наименование» выберите необходимый документ, поля «Номер» и «Дата» заполнятся автоматически.
Для завершения операции нажмите на кнопку 
.
При необходимости в документ можно добавить другие проводки и изменить существующие.
После нажатия на кнопку проводки будут добавлены в документ.
Имеющиеся в документе проводки можно удалять (
), копировать (
) и изменять (
).
Поле с проводками имеет несколько вкладок (Вкладки поля с проводками):
-
«Все проводки» – в данной вкладке отображаются все проводки с отображением номера операции, наименования операции, КБК к счетам дебета и кредита операции, счета по дебету и кредиту и суммой операции;
Примечание – Для отображения аналитики к счету дебета или кредита во вкладке «Все проводки» установите «флажок» напротив необходимого столбца (Включение отображения столбцов).
-
«Операции» – в данной вкладке отображаются проводки в удобном для просмотра виде с отображением наименования операций, счета по дебету, счета по кредиту и суммы;
-
«Выделение НДС» – в данной вкладке отображаются операции по выделенному НДС;
-
«Договор» – отображаются операции по указанным в них договорам.
После заполнения реквизитов, нажмите на кнопку для сохранения документа. Или нажмите на кнопку 
, чтобы не только сохранить, но и зарегистрировать
документ.
Чтобы данные по ордеру отразились в бухгалтерском учете, зарегистрируйте
документ, нажав кнопку 
. Для отмены регистрации документа нажмите на кнопку 
. Зарегистрированный документ нельзя изменять. Для изменения
зарегистрированного документа сначала отмените регистрацию.
В окне редактирования каждого документа имеется кнопка 
, при нажатии на которую открывается информационное окно, с
отображением данных о времени последнего изменения документа и пользователе
(Изменения).
Для исправления ранее ошибочно проведенного документа выберите необходимую
запись, нажмите на кнопку 
и выберите функцию «Сторно». Для исправления ошибочной
проводки создается дополнительная проводка, составленная на сумму ошибочной
проводки, но с отрицательным знаком.
Для прикрепления документа к записи выберите запись, нажмите на кнопку и выберите функцию «Прикрепленные файлы». В открывшемся
окне нажмите на кнопку 
. Откроется окно «Прикрепленный файл» (Прикрепление файла). Можно
прикрепить как отсканированные документы, так и Excel-таблицы, документы
Word и прочие.
Окно содержит следующие поля:
-
«Наименование» – укажите наименование прикрепляемого файла;
-
«Файл» – нажмите на кнопку
и в открывшемся окне выберите нужный
файл.
Для прикрепления документа нажмите на кнопку 
.
Функция предназначена для формирования авансовой счет-фактуры из приходного кассового ордера.
При выборе данной функции откроется конфигурационное окно с параметрами (Параметры счет-фактуры), в котором заполните поля. Все поля обязательны для заполнения.
Окно содержит следующие поля:
-
«Ставка НДС» – выберите ставку из выпадающего списка;
-
«Дата счета-фактуры» – внесите дату счета-фактуры;
-
«Номер счета-фактуры» – заполняется автоматически;
-
«Наименование товара (работ услуг)» – выберите значение из справочника «Номенклатуры»;
-
«Код строки раздела 3» – выберите значение из справочника «Коды строк раздела 3 декларации по НДС»;
-
«Сумма налога» – вычисляется исходя из выбранной ставки НДС и общей суммы документа;
-
«Код вида операции» – выберите значение из справочника «Коды вида операции».
При удалении документа ПКО созданная счет-фактура автоматически удаляется.
Функция предназначена для изменения статуса документа. При выборе функции откроется окно (Функция «Массовая обработка»).
В окне отражается количество документов, по которым необходимо провести массовую обработку. В поле «Операция» выберите из выпадающего списка, что необходимо сделать с документами: зарегистрировать или отменить регистрацию.
Процесс работы функции будет запущен в фоновом режиме.
Чтобы восстановить разметку таблицы по умолчанию, нажмите на кнопку 
и выберите функцию «Сбросить настройки отображения».
Отобразится запрос на подтверждение. При утвердительном ответе разметка
таблицы примет вид, который она имеет по умолчанию.
Для формирования печатных форм нажмите на кнопку 
, далее из выпадающего списка выберите необходимый отчет
(Список доступных
отчетов).
При формировании отчетов есть возможность настройки отображения столбцов. Подробнее данные действия описаны в п. «Панель работы со столбцами».
